Tietosuojaseloste

1.Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kainuun Aivoyhdistys ry

Osoite: https://kainuunaivoyhdistys.aivoliitto.fi

Yhteyshenkilö(t): Marja Hirvonen, koti_hirvonen@hotmail.com, 040 5649785

Rekisterinpitäjä: Aivoliitto ry

Osoite: Suvilinnantie 2, 20900, Turku

Yhteyshenkilö(t): Linda Lindroos, linda.lindroos@aivoliitto.fi, 022138225

Juhani Heino, juhani.heino@aivoliitto.fi, 0447244903

Aivoliitto ja Yhdistys ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Jäseneksi liitytään paikallisyhdistykseen ja paikallisyhdistys on Aivoliiton jäsenyhdistys.

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja (jäljempänä Rekisteröity).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta Järjestelmässä.

Ensisijaisesti Yhdistys vastaa oman jäsenrekisterinsä ajantasaisuudesta. Aivoliitto voi tarpeen vaatiessa tehdä Rekisteröityjen henkilötietoihin muutoksia Yhdistyksen puolesta.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 503/1989 11§) sekä Aivoliiton ja Yhdistyksen sääntöjen mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Tällaisia tehtäviä ovat mm. oikeuksienvalvonta, koulutus, vertaistuki, viestintä ja virkistystoiminta. Lisää tietoja säännöistä ja tehtävistä saa Aivoliitolta ja Yhdistykseltä.

Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

4.Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteröidystä ei välttämättä ole kaikkia edellä mainittuja tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn kotipaikka;
• Rekisteröidyn lähiosoite;
• Rekisteröidyn äidinkieli
• Rekisteröidyn syntymäpäivä
• Rekisteröidyn jäsennumero;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero;
• Rekisteröidyn liittymispäivä;
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
• Jäsenlaji
• Maksajan jäsennumero
• Suoramarkkinointikielto
• Postin osoitepäivityspalvelun kielto
• Postin osoitepäivityspalvelun käyttöönottopäivämäärä
• Lapsen sukupuoli ja syntymävuosi, jos lapsi ei voi itse liittyä jäseneksi (alle 15-vuotias)
• Jäsenmaksujen suoritukset
• Rekisteröidylle toimitettavat lehdet
• Lisätiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään ja Postin osoitepäivityspalvelun kautta.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen ja Aivoliiton yhteiseen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Aivoliitolle tulevat paperiset liittymiskaavakkeet tuhotaan sen jälkeen, kun tiedot ovat siirretty digitaaliseen muotoon. Aivoliitto toimittaa tarvittavat aineistot suojattuna kohdassa 7 mainituille yhteistyökumppaneille. Tämän jälkeen aineisto poistetaan.

Yhdistykselle tulevat paperiset liittymiskaavakkeet tuhotaan sen jälkeen, kun tiedot ovat siirretty digitaaliseen muotoon. Aivoliitolta sähköpostiin tuleva ilmoitus uuden henkilön liittymisestä yhdistykseen, merkitään henkilörekisteriin ko. uuden henkilön kohdalle ”Tervetulo kirje on lähetetty” ja sen jälkeen sähköpostiviesti tuhotaan.

7.Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Aivoliitto siirtää niiden Rekisteröityjen henkilötietoja, jotka tilaavat Aivoliiton julkaisemia lehtiä, yhteistyökumppanille, joka hoitaa lehtien toimittamisen. Siirrettävät henkilötiedot ovat nimi ja osoite. Kyseinen siirto tehdään ilmestymisen mukaan, joka on kaikkien lehtien osalta tällä hetkellä 4 kertaa vuodessa. Yhteistyökumppani ei käytä henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Aivoliitto siirtää Rekisteröityjen henkilötietoja yhteistyökumppanille, joka hoitaa jäsenmaksujen laskuttamisen ja jäsenkorttien toimittamisen. Siirrettäviä henkilötietoja ovat nimi, osoite, matkapuhelinnumero, liittymispäivä, jäsenlaji, yhdistyksen nimi ja jäsennumero. Kyseinen siirto tehdään kerran vuodessa. Yhteistyökumppani ei käytä henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8.Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi

Rekisteröity ei joudu automaattisen profiloinnin kohteeksi, jolla olisi häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisesti jollekin kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilöille.

14.Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.